Frais d’acquisition de matériel professionnel en portage salarial

Le portage salarial est une relation entre trois acteurs : le consultant en portage, l’entreprise de portage salarial (EPS) dont il devient salarié et les sociétés clientes pour qui il effectue des missions. En portage salarial, vous restez autonome et libre de vous consacrer à votre activité professionnelle. En effet, l’entreprise de portage s’occupe de la toute la gestion administrative liée à l’activité du salarié porté.
Le consultant en portage engage en permanence des dépenses indispensables à son activité (frais kilométriques, frais de mobilité, etc.) On peut les classer en différents types de frais professionnels qui se divisent en deux catégories : les frais de mission qui sont refacturables au client et les frais professionnels qui apparaissent dans le bulletin de paie.

Les frais d’équipement en portage salarial

Le consultant en portage salarial prospecte ses futurs clients, établit son emploi du temps, fixe ses propres tarifs, etc. Pour effectuer ses missions, il doit prendre en compte les dépenses inhérentes à l’exercice de son activité professionnelle. On distingue deux catégories de frais :

• Les frais de missions qui sont refacturables au client : ce sont les dépenses liées à la mission du porté et qui sont refacturables au client. Le porté avance les dépenses pour son activité et elles seront refacturées au client.
• Les frais professionnels ou de fonctionnement : ce sont toutes les dépenses engagées par le porté pour l’acquisition de matériel, l’adaptation d’un local, le télétravail ou encore pour se déplacer sur le site d’une ou plusieurs missions, etc., nécessaires au bon fonctionnement de sa mission.

Les frais d’acquisition de matériel professionnel

Le consultant en portage qui a besoin de matériel professionnel pour pouvoir exercer son activité peut se procurer ce dont il a besoin et le déclarer en frais professionnels. Les frais d’acquisition sont des frais exceptionnels, destinés à aider le consultant en portage à effectuer ses missions dans les meilleures conditions possibles, y compris en télétravail. De quel matériel professionnel s’agit-il ?

• éventuels outils nécessaires / mobilier (bureau, chaise ergonomiques, etc.)
• matériel informatique (ordinateur, téléphone, etc.)
• consommables (Cartouches d’encre, ramettes de papier, etc.)

Les frais d’acquisition de matériel constituent une catégorie de frais professionnels. À ce titre, ils sont non imposables et ne sont soumis ni à cotisations patronales, ni à cotisations salariales.
Ce sont des frais exceptionnels destinés au remplacement de matériel endommagé ou cassé, à l’acquisition de matériel ou de mobilier plus adapté, etc., et nécessitent une présentation de justificatifs pour chaque dépense.

Les frais de matériel informatique et périphériques

Il s’agit de l’achat d’équipement informatique strictement nécessaire à l’activité professionnelle du consultant en portage :

• ordinateur
• périphériques d’ordinateur (imprimante, souris etc.)
• téléphone et tablette
  → Seuls les achats directement en lien avec le métier qu’exerce le consultant en portage pourront être déclarés en frais de matériel professionnel.

Les fournitures et consommables

Le consultant en portage qui engage des dépenses pour des fournitures, telles que des ramettes de papier, encre, articles de papeterie, etc., indispensables à l’exercice et à la réalisation de sa mission, peut les déclarer en notes de frais. Ces achats sont déductibles de son CA :

• seulement s’ils ont un lien avec la mission du porté
• sur présentation de justificatifs auprès de la société de portage
• si le caractère exceptionnel de l’achat est bien constaté

Les frais de mobilier

Dans ce cas, le consultant en portage exerce son activité depuis chez lui. Il bénéficie quand même de la déductibilité des frais d’équipements de son CA. L’acquisition de mobilier pour le porté en télétravail peut s’avérer indispensable. Surtout pour le porté qui exerçait sa mission en présentiel avant de passer au télétravail.
Les frais de mobilier doivent être directement liés au métier du consultant en portage pour être déductibles de son CA. Il doit fournir tous les justificatifs d’achats à la société de portage. Il peut s’agir :

• d’un bureau ergonomique (siège et meuble de bureau)
• étagères et meubles de rangement
• lampe de bureau etc.

L’adaptation d’un local à des fins professionnelles

Le consultant en portage qui exerce son activité professionnelle dans un local dédié, peut déclarer les frais engagés en frais professionnels. Le consultant en portage qui engage des dépenses de mise en conformité, de réhabilitation, etc. dans un but professionnel est éligible à la déductibilité de ces frais professionnels. Comme pour les frais de mobilier, les frais engagés pour adapter un local à son activité sont exceptionnels.

Il doit impérativement s’agir de frais de remise en état, de réhabilitation etc., tels que :

• frais de diagnostic de conformité électrique
• installation de prises (téléphoniques, électriques, etc.)
• liaison réseau eau

→ Les modifications de mise en conformité doivent respecter la législation prévue par le Code du Travail.

À retenir :

Les frais d’acquisition de matériel sont des frais exceptionnels.
→ Ils ne sont déductibles que s’ils respectent le caractère “exceptionnel” de la dépense et s’ils respectent les conditions prévues par la loi.
Ils constituent des frais professionnels : non imposables, ni soumis à cotisations sociales. Ils sont remboursés au réel uniquement sur présentation des justificatifs de dépenses.

Voir aussi : 

• Les frais kilométriques en portage salarial
• Les frais de mobilité en portage salarial
• Les frais de déplacement en portage salarial
• Les frais professionnels et le télétravail en portage salarial