Quelles sont les étapes à suivre pour s’immatriculer au RCS en tant qu’auto-entrepreneur ?

Le statut d’auto-entrepreneur, également appelé micro-entreprise, séduit de nombreux créateurs d’entreprise par sa simplicité administrative et fiscale. Avant de vous lancer, il est important de bien comprendre ce qu’est un auto-entrepreneur et les obligations qui en découlent. Selon la nature de votre activité, vous devrez accomplir certaines formalités spécifiques, dont l’immatriculation au RCS. En effet, il s’agit d’une étape obligatoire qui officialise votre activité et vous permet d’obtenir votre précieux extrait Kbis.

Si cette démarche peut sembler complexe au premier abord, elle est en réalité simple et rapide lorsqu’on connaît les bonnes étapes.
Ce guide détaillé vous accompagne pas à pas dans vos démarches d’immatriculation au RCS via le Guichet Unique de l’INPI, devenu depuis le 1er janvier 2023 le point d’entrée unique pour toutes les formalités des entreprises en France.

Pourquoi et quand s’immatriculer au RCS en qualité d’auto-entrepreneur ?

L’obligation légale : quelles activités sont concernées ?

L’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés n’est pas systématique pour tous les auto-entrepreneurs. Elle concerne uniquement ceux qui exercent une activité commerciale.
Sont considérées comme activités commerciales :

• L’achat-revente de marchandises : achat de produits pour les revendre en l’état ou après transformation (commerce de détail, boutique en ligne, vente sur les marchés)
• La vente de denrées à consommer sur place : restauration rapide, food trucks, cafés
• Les prestations de services commerciales : location de matériel, organisation d’événements, services de transport de marchandises
• L’activité d’agent commercial : intermédiaire qui négocie ou conclut des contrats au nom d’autres entreprises

Important : Les auto-entrepreneurs exerçant une activité libérale (conseil, formation, graphisme) ou artisanale (coiffure, boulangerie, plomberie) ne s’immatriculent pas au RCS. Les artisans doivent s’inscrire au Répertoire des Métiers (RM), tandis que les professions libérales n’ont généralement pas d’obligation d’immatriculation à un registre professionnel.

Les avantages d’être immatriculé au RCS

Au-delà de l’obligation légale, l’immatriculation au RCS présente plusieurs avantages concrets pour votre activité :

• Obtention de l’extrait Kbis : véritable carte d’identité de votre entreprise, le Kbis prouve l’existence juridique de votre activité commerciale
• Crédibilité professionnelle renforcée : vos clients et partenaires peuvent vérifier la légalité de votre entreprise
• Accès à certains marchés : certains appels d’offres et contrats professionnels exigent la présentation d’un Kbis
• Facilitation des démarches bancaires : ouverture d’un compte professionnel, demande de financement
• Protection de votre dénomination commerciale : votre nom commercial est enregistré officiellement

Le moment opportun pour l’immatriculation

L’immatriculation au RCS doit être effectuée dès le début de votre activité commerciale. Concrètement, elle s’effectue lors de votre déclaration de début d’activité d’auto-entrepreneur sur le Guichet Unique.

Si vous exercez déjà une activité non commerciale en auto-entrepreneur et que vous ajoutez une activité commerciale, vous devrez alors procéder à une modification de votre situation et vous immatriculer au RCS. Cette démarche s’effectue également via le Guichet Unique de l’INPI.

Les étapes clés pour l’immatriculation au RCS via le Guichet Unique

Depuis janvier 2023, toutes les formalités de création, modification et cessation d’activité des entreprises passent par le Guichet Unique électronique des formalités d’entreprises, géré par l’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle). Les anciens Centres de Formalités des Entreprises (CFE) ne sont plus les guichets d’enregistrement direct.

Étape 1 : La déclaration de début d’activité sur le Guichet Unique

La première étape consiste à effectuer votre déclaration de début d’activité en ligne. Voici comment procéder :

1. Accédez au site officiel : rendez-vous sur formalites.entreprises.gouv.fr, le portail unique des formalités
2. Créez votre compte : renseignez votre adresse email et créez un mot de passe sécurisé. Vous recevrez un email de confirmation pour activer votre compte
3. Sélectionnez votre démarche : choisissez « Créer une entreprise » puis « Entreprise individuelle » et précisez le statut « Auto-entrepreneur / Micro-entrepreneur »
4. Remplissez le formulaire de déclaration : vous devrez fournir :
   • Vos informations personnelles (état civil, coordonnées, nationalité)
   • Votre adresse professionnelle (domicile personnel, local commercial, société de domiciliation)
   • La description précise de votre activité commerciale
   • La date de début d’activité souhaitée
   • Votre dénomination commerciale si vous en choisissez une
5. Choisissez vos options fiscales et sociales :
   • Option pour le versement libératoire de l’impôt sur le revenu (si vous êtes éligible)
   • Périodicité de déclaration du chiffre d’affaires (mensuelle ou trimestrielle)
   • Choix du régime d’imposition

Conseil : Préparez toutes les informations nécessaires avant de commencer votre démarche en ligne. Vous pourrez sauvegarder votre dossier et y revenir plus tard si besoin.

Étape 2 : L’ajout des pièces justificatives

Pour valider votre immatriculation au RCS, vous devez joindre plusieurs documents obligatoires à votre dossier. Tous ces documents doivent être numérisés au format PDF ou image (JPG, PNG).
Liste complète des pièces justificatives requises :

• Copie de votre pièce d’identité en cours de validité : carte nationale d’identité (recto-verso) ou passeport. Le document doit être lisible et non expiré
• Justificatif de domicile de moins de 3 mois : facture d’électricité, de gaz, de téléphone fixe, ou avis d’imposition. Si vous êtes hébergé, fournir également une attestation d’hébergement et la pièce d’identité de l’hébergeant
• Déclaration sur l’honneur de non-condamnation et de filiation (formulaire JQPA) : ce document atteste que vous n’avez pas fait l’objet de condamnations incompatibles avec l’exercice d’une activité commerciale. Le formulaire est généralement pré-rempli en ligne
• Justificatif d’occupation des locaux professionnels : si votre activité s’exerce à votre domicile, une attestation sur l’honneur suffit. Si vous louez un local, fournissez le contrat de bail commercial

Documents complémentaires selon votre situation :

• Pour les ressortissants étrangers : titre de séjour autorisant l’exercice d’une activité commerciale en France
• Pour les mineurs émancipés : copie du jugement ou de l’acte d’émancipation
• Pour une activité réglementée : diplômes, autorisations ou attestations requises

Astuce : Vérifiez la qualité de vos scans avant de les télécharger. Des documents illisibles peuvent entraîner un refus ou un retard dans le traitement de votre dossier.

Étape 3 : La validation de votre dossier et le paiement

Une fois toutes les informations renseignées et les documents joints, vous accédez à la dernière étape de votre immatriculation :

1. Relisez attentivement votre dossier : vérifiez l’exactitude de toutes les informations saisies, notamment votre état civil, votre adresse et la description de votre activité. Toute erreur pourrait retarder votre immatriculation
2. Validez votre déclaration : en cliquant sur le bouton de validation, vous certifiez l’exactitude des informations fournies
3. Procédez au paiement : depuis 2023, l’immatriculation au RCS pour les auto-entrepreneurs est gratuite. Vous n’avez donc aucun frais de greffe à régler lors de cette étape, contrairement aux sociétés commerciales
4. Conservez votre récépissé : après validation, vous recevez un récépissé de dépôt de dossier. Conservez-le précieusement, il contient un numéro de suivi pour votre demande

Votre dossier est ensuite transmis automatiquement aux organismes compétents : l’INSEE pour l’attribution de votre numéro SIRET, l’URSSAF pour votre affiliation au régime social, les services fiscaux et le greffe du tribunal de commerce pour votre inscription au RCS.

Après l’immatriculation : que se passe-t-il ?

Réception du Kbis

L’extrait Kbis est le document officiel qui prouve votre immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés. Il s’agit de la carte d’identité de votre entreprise.
Délai de réception : vous recevrez votre Kbis sous 2 à 4 semaines après le dépôt de votre dossier complet. Il vous sera envoyé par courrier postal à l’adresse que vous avez indiquée. Vous pourrez également le télécharger depuis votre espace personnel sur le Guichet Unique une fois l’immatriculation finalisée.
Que contient le Kbis ?

• Votre numéro RCS et la ville du greffe d’immatriculation
• Votre identité complète (nom, prénoms, date et lieu de naissance)
• L’adresse de votre entreprise
• La description de votre activité commerciale
• Votre numéro SIREN
• Votre dénomination commerciale si vous en avez une

Vous aurez régulièrement besoin de présenter un extrait Kbis de moins de 3 mois pour vos démarches professionnelles. Vous pouvez commander des extraits actualisés sur le site infogreffe.fr, moyennant un coût modique.

Numéro SIRET et Code APE

Parallèlement à votre immatriculation au RCS, l’INSEE vous attribue automatiquement :

• Un numéro SIREN : identifiant unique à 9 chiffres de votre entreprise, valable tant que l’entreprise existe
• Un numéro SIRET : composé du SIREN suivi de 5 chiffres (le NIC), il identifie chaque établissement de votre entreprise. En tant qu’auto-entrepreneur, vous n’avez généralement qu’un seul SIRET
• Un code APE (Activité Principale Exercée) : code à 5 caractères qui identifie votre secteur d’activité principal selon la nomenclature de l’INSEE

Ces numéros vous seront communiqués par l’INSEE dans les jours suivant votre déclaration, généralement avant même de recevoir votre Kbis. Vous en aurez besoin pour ouvrir votre compte bancaire dédié et pour vos déclarations de chiffre d’affaires.

Les obligations de l’auto-entrepreneur immatriculé au RCS

Une fois immatriculé, vous devez respecter certaines obligations pour maintenir votre statut en règle :

• Déclaration de chiffre d’affaires : même en l’absence de revenus, vous devez déclarer votre chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement sur le site de l’URSSAF. Cette déclaration permet de calculer vos cotisations sociales
• Comptabilité simplifiée : tenez un livre des recettes mentionnant chronologiquement vos encaissements. Pour une activité d’achat-revente, tenez également un registre des achats
• Ouverture d’un compte bancaire dédié : si votre chiffre d’affaires annuel dépasse 10 000 € pendant deux années consécutives, vous devez ouvrir un compte bancaire séparé pour votre activité professionnelle
• Respect des seuils de chiffre d’affaires : pour conserver le régime de la micro-entreprise, ne dépassez pas 188 700 € de CA annuel pour les activités de vente, ou 77 700 € pour les prestations de services commerciales
• Assurance professionnelle : selon votre activité, une assurance responsabilité civile professionnelle peut être obligatoire ou fortement recommandée
• Mise à jour de vos informations : tout changement (adresse, activité, situation personnelle) doit être déclaré via le Guichet Unique dans un délai d’un mois

Le portage salarial : une alternative au statut d’auto-entrepreneur

Si le statut d’auto-entrepreneur séduit par sa simplicité, il présente aussi certaines limites : protection sociale réduite, impossibilité de déduire ses frais professionnels, plafond de chiffre d’affaires, ou encore responsabilité illimitée sur le patrimoine personnel.
Pour les professionnels souhaitant développer une activité indépendante tout en bénéficiant d’une couverture complète, le portage salarial constitue une alternative particulièrement avantageuse.

Une protection sociale complète

En portage salarial, vous bénéficiez du statut de salarié : vous cotisez pour la retraite, le chômage, la sécurité sociale et la prévoyance. Vous profitez ainsi de la sécurité d’un emploi salarié tout en gardant votre autonomie dans la gestion de vos missions.

Pas de plafond de chiffre d’affaires

Contrairement au régime micro-entrepreneur, le portage salarial ne limite pas votre chiffre d’affaires. Vous pouvez donc développer votre activité librement, sans craindre de dépasser un seuil fiscal ou social.

Une gestion administrative simplifiée

La société de portage prend en charge toutes les démarches administratives, comptables et fiscales liées à votre activité. Vous n’avez plus à vous soucier des déclarations URSSAF, de la facturation ou des cotisations : vous vous concentrez sur votre cœur de métier.

Ce qu’il faut retenir de l’immatriculation au RCS

L’immatriculation au RCS en tant qu’auto-entrepreneur est une étape administrative incontournable pour toute personne exerçant une activité commerciale. Si les formalités peuvent sembler intimidantes au premier abord, elles sont en réalité accessibles et bien encadrées grâce au Guichet Unique de l’INPI. Les points essentiels à retenir :

• L’immatriculation au RCS est obligatoire uniquement pour les activités commerciales
• Toutes les démarches s’effectuent en ligne via le Guichet Unique des formalités d’entreprises
• L’immatriculation est gratuite pour les auto-entrepreneurs depuis 2023
• Préparez soigneusement vos documents avant de commencer votre déclaration
• Le délai moyen d’obtention du Kbis est de 2 à 4 semaines
• Votre numéro SIRET vous sera attribué rapidement, avant même la réception du Kbis

Cependant, avant de choisir définitivement le statut d’auto-entrepreneur, il peut être utile de comparer cette option avec d’autres formes d’activité indépendante, notamment le portage salarial. Ce dernier offre une protection sociale complète, une gestion administrative simplifiée et une plus grande sécurité financière, tout en permettant de conserver votre autonomie professionnelle.

Avec les bonnes informations et une préparation adéquate, votre immatriculation au RCS se déroulera sans encombre. Mais si vous souhaitez exercer votre activité indépendante sans avoir à gérer les démarches administratives et tout en bénéficiant du statut de salarié, le portage salarial peut représenter une alternative particulièrement avantageuse.

Ces articles pourraient vous intéresser :
Auto-entrepreneurs : quels changements en 2025
Auto-entrepreneurs : fonctionnement de l’impôt 2024
Auto-entrepreneur : du nouveau pour la retraite
Auto-entrepreneurs : hausse des cotisations sociales
Peut-on cumuler intermittence et auto-entreprise ?
Comment passer d’auto-entrepreneur à salarié porté ?