– À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être capables de recevoir des factures électroniques.
– Les entreprises doivent choisir une plateforme agréée et vérifier la compatibilité de leur logiciel de facturation avec les formats Factur-X, UBL ou CII.
– Il est recommandé de préparer la transition en faisant un état des lieux des outils, en mettant à jour les données clients et fournisseurs, et en testant le processus de facturation.
– Les PME et micro-entreprises ont jusqu’au 1er septembre 2027 pour émettre des factures électroniques, mais doivent se préparer à recevoir celles de leurs fournisseurs dès 2026.
– Informez et formez les équipes sur les nouvelles procédures de facturation électronique pour assurer une transition fluide et éviter les erreurs.
À partir du 1er septembre 2026, la facturation électronique (ou e-invoicing), va entrer progressivement en vigueur. Cette réforme va entraîner des changements importants pour les indépendants, les TPE et les PME. En effet, les entreprises devront faire en sorte que leurs factures soient conforment aux normes. Pour cela, ils devront choisir une plateforme agréée, vérifier la compatibilité de leur logiciel de facturation et mettre à jour les informations relatives à leurs clients et fournisseurs.
Mais qu’est-ce qu’une facture électronique ? Quels outils faut-il utiliser ? Quelles sont les étapes à suivre pour se mettre en conformité ? Dans cet article, nous allons vous expliquer tout se qu’il faut savoir pour passer à la facturation électronique.
La réforme de la facturation électronique va rendre obligatoire l’émission et la réception de factures sous un format numérique structuré pour les échanges B2B entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Ainsi, les factures ne pourront donc plus être transmises uniquement sur papier ou sous la forme d’un simple PDF envoyé par e-mail. Elles devront être émises et reçues par l’intermédiaire de plateformes agréées par l’État.
Cette réforme poursuit plusieurs objectifs :
Le calendrier prévoit qu’à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. À cette même date, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront également les émettre sous ce format. Les PME et les micro-entreprises disposeront quant à elles jusqu’au 1er septembre 2027 pour se conformer à l’obligation d’émission.
Les factures électroniques devront respecter l’un des formats prévus par la réforme.
Une facture électronique n’est pas simplement une facture enregistrée au format PDF. Un PDF classique contient principalement des informations destinées à être lues par une personne. Il doit souvent être ouvert, vérifié et ressaisi manuellement dans un logiciel comptable. Il peut être envoyé par e-mail, mais cette transmission ne suffit pas à en faire une facture électronique conforme à la réforme.
Une facture électronique contient également des données structurées, conçues pour être automatiquement lues et traitées par les logiciels de facturation et de comptabilité. Elle doit respecter un format compatible (Factur-X, UBL,CII…) et être transmise par l’intermédiaire d’une plateforme agréée.
Dans le cadre de la réforme, une facture électronique doit être créée dans un format permettant de transmettre des données structurées, lisibles et exploitables automatiquement par les logiciels de facturation et de comptabilité. Les trois formats prévus sont Factur-X, UBL et CII.
Le choix du format dépendra principalement du logiciel de facturation utilisé, du volume de factures à traiter et du niveau d’intégration souhaité avec la comptabilité. Dans la plupart des cas, l’entreprise n’aura pas à créer elle-même ces fichiers : son logiciel ou sa plateforme agréée pourra générer la facture dans le format adapté.
Il est donc recommandé de vérifier, avant de choisir une solution, qu’elle prend bien en charge Factur-X, UBL ou CII et qu’elle est compatible avec une plateforme agréée.
Il est préférable d’anticiper la mise en place de la facturation électronique plutôt que d’attendre la date limite. Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques, quelle que soit leur taille. Les PME et les micro-entreprises, qui bénéficieront d’un délai supplémentaire pour émettre leurs propres factures, devront néanmoins se préparer à recevoir celles de leurs fournisseurs dès cette date.
La préparation commence par un état des lieux des outils utilisés dans l’entreprise. Il faut vérifier si le logiciel de facturation ou l’ERP est compatible avec la réforme, choisir une plateforme agréée et s’assurer que les données clients et fournisseurs sont à jour. Les numéros SIREN, les adresses de facturation et de livraison ainsi que les informations liées à la TVA devront notamment être correctement renseignés.
Il est également recommandé de tester le processus avant l’entrée en vigueur de l’obligation. Ces tests permettent de vérifier l’émission et la réception des factures, leur intégration dans la comptabilité, la gestion des rejets et le traitement des avoirs. Anticiper ces étapes permet de corriger les éventuels problèmes et d’éviter une interruption de l’activité au moment du passage à la facturation électronique.
La mise en place de la facturation électronique se fera de manière progressive, en fonction de la taille des entreprises concernées.
La première échéance s’applique à l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA. En effet, dès le 1er septembre 2026, celles-ci devront être en mesure de recevoir leurs factures sous format électronique.
L’obligation d’émission suit quant à elle un déploiement en deux temps :
Ce calendrier s’accompagne également d’une obligation de transmission de certaines données à l’administration fiscale, dans le cadre du dispositif d’e-reporting. Ce dernier concerne notamment les opérations qui ne relèvent pas directement de la facturation électronique entre entreprises françaises, comme les transactions avec des clients particuliers ou des partenaires étrangers.
Le passage à la facturation électronique ne se limite pas à l’achat d’un nouveau logiciel. Il implique de vérifier les obligations de l’entreprise, d’adapter ses outils et de faire évoluer ses habitudes de travail. Pour réussir cette transition, il est recommandé de procéder par étapes.
Commencez par déterminer les opérations réalisées par votre entreprise : ventes entre professionnels en France, opérations avec des particuliers, transactions internationales ou factures destinées au secteur public. Selon la nature de ces opérations, vous pourrez être concerné par la facturation électronique, l’e-reporting, ou les deux.
Il faut également tenir compte de la taille de l’entreprise afin de connaître la date applicable à l’émission et à la réception des factures électroniques.
Recensez les logiciels utilisés pour établir les factures, gérer la comptabilité, suivre les paiements et traiter les achats. Vérifiez ensuite si votre logiciel de facturation ou votre ERP est compatible avec la réforme et s’il peut communiquer avec une plateforme agréée.
Si ce n’est pas le cas, vous devrez soit faire évoluer votre solution actuelle, soit choisir un nouvel outil adapté.
L’entreprise doit choisir une plateforme agréée pour émettre et recevoir ses factures électroniques, mais aussi pour transmettre les données requises à l’administration fiscale. Cette plateforme peut être proposée directement par votre éditeur de logiciel ou être connectée à votre outil de facturation.
Pour faire votre choix, comparez notamment la compatibilité avec vos logiciels, les fonctionnalités proposées, le niveau d’automatisation, les conditions tarifaires, la sécurité des données et la qualité du support.
La réforme nécessite de disposer d’informations fiables pour identifier les entreprises et transmettre correctement les factures. Vérifiez notamment :
Cette étape est essentielle pour éviter les erreurs d’adressage, les rejets et les retards de traitement.
Les modèles utilisés par l’entreprise doivent intégrer les mentions obligatoires prévues par la réforme, notamment le numéro SIREN du client, l’adresse de livraison lorsqu’elle diffère de l’adresse de facturation, la nature de l’opération et l’option éventuelle pour le paiement de la TVA sur les débits.
Le logiciel devra également pouvoir générer les factures dans un format compatible, comme Factur-X, UBL ou CII.
Avant le passage définitif à la facturation électronique, testez l’ensemble du processus :
Ces tests permettent d’identifier les problèmes techniques et de les résoudre avant l’entrée en vigueur de l’obligation.
Les personnes chargées de la facturation, de la comptabilité et du suivi des paiements doivent connaître les nouvelles procédures. Elles doivent notamment savoir comment émettre une facture, vérifier sa bonne transmission, traiter les factures reçues et réagir en cas de rejet.
Une procédure interne simple peut préciser les responsabilités de chacun et les actions à effectuer en cas d’anomalie.
Enfin, définissez une méthode pour conserver, consulter et retrouver les factures électroniques ainsi que leur historique de transmission. L’entreprise doit également prévoir un suivi des factures rejetées, en attente ou non réglées.
Une préparation anticipée permet de sécuriser la transition, d’éviter les interruptions de service et de profiter plus rapidement des bénéfices liés à l’automatisation de la facturation.
Pour être conforme, une facture électronique doit respecter les mêmes règles qu’une facture classique, tout en répondant à des exigences supplémentaires liées à son format et à sa transmission. Elle doit notamment permettre d’identifier clairement le vendeur, le client, l’opération facturée, les montants et les conditions de paiement.
La première étape consiste à vérifier que la facture contient toutes les mentions obligatoires, notamment :
La facture doit également intégrer les nouvelles mentions prévues par la réforme : l’adresse de livraison lorsqu’elle est différente de l’adresse de facturation, la nature de l’opération, ainsi que l’option éventuelle pour le paiement de la TVA sur les débits.
Elle doit ensuite être créée dans un format compatible avec la réforme, comme Factur-X, UBL ou CII. Ces formats permettent de transmettre des données structurées, directement exploitables par les logiciels de facturation et de comptabilité. Un simple PDF envoyé par e-mail ou une facture papier numérisée ne suffit donc pas à répondre aux exigences de la facturation électronique. Le choix de la plateforme engendre des coûts qu’il convient donc de prendre en compte avant de faire son choix.
Enfin, la facture doit être transmise au client par l’intermédiaire d’une plateforme agréée. Celle-ci assure la transmission de la facture, permet de suivre son statut et peut transmettre les données nécessaires à l’administration fiscale. L’entreprise doit également conserver la facture et les informations liées à son traitement afin de pouvoir les retrouver en cas de contrôle ou de litige.
Avant la mise en place définitive du dispositif, il est recommandé de tester plusieurs situations, comme l’émission d’une facture, la réception d’une facture fournisseur, la création d’un avoir ou le traitement d’un rejet. Ces tests permettent de vérifier que les factures sont correctement générées, transmises et intégrées dans la comptabilité.
La facturation électronique ne constitue pas uniquement une nouvelle obligation réglementaire. Elle représente également une occasion de moderniser la gestion administrative et comptable de l’entreprise. En remplaçant les échanges papier et les traitements manuels par un processus numérique, elle permet de gagner du temps et de limiter les erreurs.
Un traitement plus rapide des factures
Les factures peuvent être transmises et réceptionnées plus rapidement, sans impression, envoi postal ou saisie manuelle. Les équipes disposent également d’un meilleur suivi des factures grâce aux statuts de transmission et de traitement accessibles depuis la plateforme agréée.
Une réduction des erreurs
Les données structurées peuvent être automatiquement intégrées dans les logiciels de facturation et de comptabilité. Cela limite les erreurs de saisie, les doublons, les oublis de mentions obligatoires et les écarts entre les factures et les écritures comptables.
Une meilleure organisation
La facturation électronique permet de centraliser les factures émises et reçues dans un espace numérique unique. Les documents sont ainsi plus faciles à retrouver, à classer et à transmettre au cabinet comptable ou aux différents services de l’entreprise.
Une amélioration du suivi des paiements
Le suivi des statuts et des dates de traitement facilite le contrôle des factures en attente, acceptées ou rejetées. Cette meilleure visibilité peut contribuer à réduire les retards de paiement et à améliorer le pilotage de la trésorerie.
Une facturation plus conforme et plus sécurisée
Les formats structurés et les contrôles intégrés aux plateformes agréées favorisent une meilleure conformité des factures. La transmission numérique permet également de renforcer la traçabilité des échanges et de limiter les risques de perte ou de modification des documents.
Une simplification progressive des obligations de TVA
La réforme doit aussi faciliter, à terme, les obligations déclaratives grâce à une meilleure transmission des données de transaction et au développement du préremplissage des déclarations de TVA. Elle vise également à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA.
La facturation électronique peut donc être perçue comme une contrainte lors de sa mise en place, mais elle offre ensuite des gains de temps, une meilleure visibilité sur les flux financiers et une gestion plus fiable des factures.
Le passage à la facturation électronique représente une évolution importante pour les entreprises françaises. Cette réforme ne consiste pas simplement à remplacer le papier par un PDF : elle repose sur des factures structurées, transmises par l’intermédiaire d’une plateforme agréée et intégrées aux outils de gestion de l’entreprise.
Pour réussir cette transition, il est donc préférable d’anticiper les démarches. Bien préparée, la facturation électronique peut devenir un véritable outil de simplification, de productivité et de pilotage pour l’entreprise.
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