Quelles sont les obligations de facturation électronique pour les sociétés ?

À partir de quand la facturation électronique devient-elle obligatoire ?

La réforme ne s’appliquera pas à toutes les sociétés au même moment. Le calendrier dépend de la taille de l’entreprise, mais une première échéance concerne tout le monde : la capacité à recevoir des factures électroniques.

À partir du 1er septembre 2026 : la réception devient obligatoire

Dès le 1er septembre 2026, toutes les sociétés assujetties à la TVA devront être capables de recevoir des factures électroniques de leurs fournisseurs et partenaires professionnels.

Elles devront donc avoir choisi une plateforme agréée, soit directement, soit par l’intermédiaire d’un logiciel compatible. Cette obligation concerne aussi bien les grandes entreprises que les TPE et les PME.

À cette date, les entreprises devront notamment pouvoir :

• recevoir les factures de leurs fournisseurs ;
• consulter les factures transmises ;
• suivre leur statut ;
• les intégrer dans leur processus comptable ;
• organiser leur archivage.

Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront également émettre leurs factures électroniquement dès le 1er septembre 2026.

Elles devront transmettre leurs factures à leurs clients professionnels français par l’intermédiaire d’une plateforme agréée. Cette obligation implique généralement une adaptation des logiciels de facturation, des circuits de validation et des échanges avec les clients.

À partir du 1er septembre 2027 : l’émission pour les TPE et les PME

Les petites et moyennes entreprises, ainsi que les micro-entreprises, disposeront d’un délai supplémentaire. Elles devront être capables d’émettre leurs factures électroniques au plus tard le 1er septembre 2027.

Elles devront toutefois avoir choisi une plateforme agréée dès 2026 pour être en mesure de recevoir les factures électroniques de leurs fournisseurs.

Le calendrier à retenir

Bon à savoir : une facture PDF envoyée par e-mail ne suffira pas à répondre aux exigences de la réforme. Les sociétés doivent dès maintenant vérifier la compatibilité de leurs logiciels, choisir une plateforme agréée et tester leurs futurs circuits de facturation.

Qu’est-ce qu’une facture électronique conforme ?

Une facture électronique conforme n’est pas une facture papier numérisée ou un PDF envoyé par e-mail. Elle doit être créée, transmise et reçue sous un format électronique structuré permettant son traitement automatique par les logiciels de l’entreprise et par l’administration fiscale.

Une facture contenant des données structurées

La facture électronique doit contenir les informations nécessaires à son identification et à son traitement. Elle doit notamment faire apparaître :

• l’identité et les coordonnées du fournisseur et du client ;
• les numéros SIREN ou SIRET lorsque cela est requis ;
• la date d’émission ;
• le numéro unique de la facture ;
• la description des biens ou services vendus ;
• les montants hors taxes et toutes taxes comprises ;
• le taux et le montant de la TVA, lorsque l’entreprise y est soumise ;
• les conditions et la date de règlement ;
• les éventuelles mentions obligatoires liées à l’activité.

Certaines nouvelles données pourront également être exigées dans le cadre de la réforme, comme l’adresse de livraison lorsqu’elle est différente de celle du client ou la catégorie de l’opération réalisée.

Un format adapté à la transmission électronique

Une facture électronique conforme doit être produite dans un format permettant la lecture automatique des données. Les formats utilisés dans le cadre de la réforme incluent  :

• Factur-X ; 
• UBL 
•  CII.

Ces formats permettent aux logiciels de reconnaître les informations importantes de la facture sans nécessiter une ressaisie manuelle. Ils facilitent également son intégration dans les outils comptables, les logiciels de gestion et les systèmes de l’administration fiscale.

Une facture transmise par le bon circuit

La facture doit être transmise par l’intermédiaire d’une plateforme agréée. Cette plateforme assure notamment :

• l’envoi de la facture au client ;
• la réception des factures fournisseurs ;
• la transmission des données nécessaires à l’administration ;
• le suivi du statut de la facture ;
• la gestion des éventuels rejets ;
• la conservation et l’archivage des documents.

Les entreprises pourront continuer à utiliser leur logiciel de facturation habituel s’il est compatible avec une plateforme agréée.

Un PDF seul ne suffit pas

Un PDF envoyé par e-mail peut rester utile comme document de consultation, mais il ne constitue pas à lui seul une facture électronique conforme au sens de la réforme. Il ne contient généralement pas les données structurées nécessaires au traitement automatique de la facture.

Une facture scannée ou une facture papier convertie en PDF ne répond pas davantage aux exigences de la facturation électronique.

Une facture authentique et sécurisée

La facture électronique doit garantir l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité pendant toute la durée de conservation. Les informations ne doivent pas pouvoir être modifiées sans que cela soit détectable.

Les sociétés doivent donc utiliser une solution qui assure la traçabilité des factures, leur archivage et leur récupération en cas de contrôle ou de changement de logiciel. Une facture électronique conforme est ainsi à la fois un document commercial, un fichier exploitable automatiquement et une donnée transmise dans un cadre sécurisé.

Quelles opérations sont concernées ?

La réforme ne s’applique pas de la même manière à toutes les opérations. Il faut distinguer la facturation électronique, qui concerne principalement les échanges entre entreprises françaises, et l’e-reporting, qui concerne les opérations réalisées avec des particuliers ou des clients établis à l’étranger.

Les opérations entre entreprises françaises

Les factures échangées entre deux entreprises établies en France et assujetties à la TVA sont concernées par la facturation électronique. Cela comprend notamment :

• la vente de biens à une autre entreprise ;
• la réalisation d’une prestation de services ;
• la facturation de travaux ;
• les contrats récurrents ou les abonnements ;
• les factures d’acompte ;
• les avoirs et les factures rectificatives.

Ces factures devront être émises, transmises et reçues par l’intermédiaire d’une plateforme agréée.

Les ventes réalisées auprès de particuliers

Les ventes réalisées auprès de particuliers ne relèvent pas directement de la facturation électronique entre entreprises. Une société pourra donc continuer à remettre une facture à son client particulier selon les modalités applicables à son activité.

Cependant, les données relatives à ces opérations pourront devoir être transmises à l’administration fiscale dans le cadre de l’e-reporting. Cela concerne notamment :

• les ventes de biens à des particuliers ;
• les prestations de services destinées à des consommateurs ;
• les paiements associés à certaines prestations.

Les opérations avec des clients étrangers

Les transactions réalisées avec des entreprises ou des particuliers établis à l’étranger ne suivent pas le même circuit que les échanges entre entreprises françaises.

Elles peuvent toutefois être concernées par l’e-reporting. L’entreprise devra alors transmettre certaines données relatives à ses opérations internationales, comme :

• les ventes réalisées dans un autre pays ;
• les prestations effectuées pour un client étranger ;
• les exportations ;
• les opérations intracommunautaires ;
• certaines acquisitions ou opérations réalisées avec des fournisseurs étrangers.

Le logiciel de facturation devra donc permettre d’identifier correctement le pays du client et la nature de l’opération.

Les factures adressées au secteur public

Les entreprises qui facturent une administration ou un établissement public doivent également respecter des règles spécifiques. Les factures destinées au secteur public sont transmises via le circuit prévu pour les échanges avec les entités publiques, notamment la plateforme dédiée à la facturation du secteur public.

Les entreprises concernées devront vérifier que leur logiciel ou leur plateforme agréée permet de gérer ces factures sans créer de double saisie.

Tableau récapitulatif

Quelles sont les obligations de réception des factures ?

Désigner une plateforme agréée

Pour recevoir des factures électroniques, l’entreprise devra choisir une ou plusieurs plateformes agréées. Cette désignation devra être effectuée avant le 1er septembre 2026.

La plateforme choisie sera associée à l’entreprise dans l’annuaire central de la facturation électronique. Lorsqu’un fournisseur émettra une facture électronique, sa plateforme transmettra la facture à la plateforme de réception désignée par le client. L’entreprise n’aura donc pas à utiliser la même plateforme que ses fournisseurs.

Elle pourra choisir :

• une plateforme agréée utilisée directement ;
• un logiciel comptable ou de gestion connecté à une plateforme agréée ;
• une solution proposée par son expert-comptable, sa banque ou son éditeur de logiciel, à condition qu’elle soit bien raccordée à une plateforme agréée.

Une même plateforme peut être utilisée pour recevoir et émettre les factures, mais l’entreprise reste libre de choisir des solutions différentes selon ses besoins.

Accepter les factures électroniques de ses fournisseurs

À compter du 1er septembre 2026, une entreprise devra être en mesure de recevoir les factures électroniques transmises par ses fournisseurs concernés par la réforme.

Elle ne pourra pas demander systématiquement à un fournisseur de continuer à envoyer ses factures par e-mail ou au format papier lorsque celui-ci les transmet dans le circuit électronique prévu. Elle devra pouvoir réceptionner les factures via la plateforme qu’elle a désignée.

Cette obligation porte sur la capacité de réception. Elle ne signifie pas que toutes les factures de tous les fournisseurs seront immédiatement transmises sous format électronique, notamment lorsque le fournisseur n’est pas encore soumis à l’obligation d’émission.

Quelle sanction en cas d’absence de plateforme ?

Une entreprise qui n’aurait pas désigné de plateforme agréée pour recevoir ses factures s’expose à une amende de 500 euros, après une mise en demeure restée sans effet. Si elle ne régularise pas sa situation, une nouvelle amende de 1 000 euros peut être appliquée à l’issue de chaque période supplémentaire de trois mois.

La réception des factures électroniques constitue donc la première obligation applicable à toutes les entreprises. Même celles qui ne seront tenues d’émettre leurs propres factures qu’à partir de 2027 doivent choisir une plateforme agréée dès 2026.

Quelles sont les obligations d’émission des factures ?

L’obligation d’émission concerne les factures adressées par une entreprise à ses clients professionnels établis en France et assujettis à la TVA. Elle s’appliquera progressivement en fonction de la taille de l’entreprise.

Un calendrier différent selon la taille de l’entreprise

Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront émettre leurs factures électroniques à partir du 1er septembre 2026.

Les TPE, les PME et les micro-entreprises bénéficieront d’un délai supplémentaire. Elles devront être capables d’émettre leurs factures électroniques au plus tard le 1er septembre 2027.

Cette obligation concerne les entreprises qui émettent des factures. Une société qui n’envoie aucune facture à ses clients professionnels n’est pas concernée par l’obligation d’émission, mais elle doit tout de même être capable de recevoir les factures électroniques de ses fournisseurs dès 2026.

Utiliser une plateforme agréée

Les factures électroniques devront être émises et transmises par l’intermédiaire d’une plateforme agréée. L’entreprise pourra utiliser directement une plateforme ou conserver son logiciel de facturation s’il est connecté à une plateforme agréée.

La plateforme choisie devra permettre :

• de créer ou de transmettre les factures électroniques ;
• d’envoyer les factures vers la plateforme du client ;
• de transmettre les données nécessaires à l’administration ;
• de suivre le statut des factures ;
• de gérer les éventuels rejets ;
• de conserver une trace des transmissions.

L’entreprise pourra choisir une plateforme différente de celle utilisée pour recevoir ses propres factures.

Respecter le format électronique

Une facture électronique ne correspond pas à un simple PDF envoyé par e-mail. Elle doit contenir des données structurées permettant sa lecture et son traitement automatique par les logiciels du fournisseur, du client et de l’administration.

Les factures devront notamment comporter les mentions obligatoires habituelles, ainsi que certaines informations complémentaires prévues par la réforme, comme le numéro SIREN du client et du fournisseur ou l’adresse de livraison lorsqu’elle diffère de l’adresse du client.

Suivre le traitement des factures

L’émission d’une facture ne s’arrête pas à son envoi. L’entreprise doit pouvoir suivre son parcours, depuis sa transmission jusqu’à sa réception par le client.

Elle devra notamment être en mesure d’identifier :

• les factures transmises ;
• les factures reçues par le client ;
• les factures rejetées ;
• les factures en attente ;
• les factures acceptées ou refusées ;
• les éventuelles corrections à effectuer.

En cas de rejet, l’entreprise devra corriger les informations concernées et transmettre la facture selon les modalités prévues par la plateforme.

Ne pas confondre émission et e-reporting

Les factures adressées à des particuliers ou à des clients établis à l’étranger ne relèvent pas toujours de la facturation électronique entre entreprises françaises. Elles peuvent toutefois être concernées par l’e-reporting.

L’entreprise devra donc utiliser un outil capable de distinguer les différents types d’opérations et de transmettre les données au format approprié.

Pour se préparer, elle doit vérifier la compatibilité de son logiciel actuel, choisir une plateforme agréée et tester l’émission de ses factures avant l’échéance qui lui est applicable.

Comment préparer son entreprise à la réforme ?

La réforme de la facturation électronique nécessite d’anticiper à la fois le choix des outils et l’organisation interne de l’entreprise.

Identifier les opérations concernées

Commencez par analyser les factures émises et reçues par l’entreprise. Il faut distinguer :

• les factures adressées à des entreprises françaises ;
• les factures reçues de fournisseurs français ;
• les ventes réalisées auprès de particuliers ;
• les opérations avec des clients étrangers ;
• les factures destinées au secteur public.

Cette analyse permet de déterminer quelles opérations relèvent de la facturation électronique et lesquelles sont concernées par l’e-reporting.

Faire l’inventaire des outils utilisés

Recensez les logiciels qui interviennent dans la facturation et la comptabilité :

• logiciel de facturation ;
• ERP ;
• logiciel comptable ;
• outil de gestion des achats ;
• logiciel de caisse ;
• CRM ;
• outils utilisés par l’expert-comptable.

Vérifiez si ces solutions sont compatibles avec une plateforme agréée. Si le logiciel actuel ne permet pas de gérer la réforme, il faudra choisir une nouvelle solution ou mettre en place une connexion adaptée.

Choisir une plateforme agréée

L’entreprise doit désigner une plateforme agréée pour recevoir et transmettre ses factures électroniques. Le choix peut porter sur une plateforme utilisée directement ou sur une solution déjà intégrée au logiciel de gestion ou de comptabilité.

Comparez notamment :

• les fonctionnalités proposées ;
• la compatibilité avec les outils existants ;
• la gestion de l’émission et de la réception ;
• la prise en charge de l’e-reporting ;
• le suivi des statuts et des rejets ;
• les tarifs ;
• la qualité du support ;
• les conditions d’archivage et de récupération des données.

Mettre à jour les données clients et fournisseurs

La qualité des informations enregistrées est essentielle pour éviter les erreurs de transmission. Vérifiez notamment :

• la dénomination des clients et fournisseurs ;
• les adresses ;
• les numéros SIREN ou SIRET ;
• les numéros de TVA ;
• les adresses de livraison ;
• les coordonnées de facturation ;
• les conditions de règlement.

Des données incomplètes ou incorrectes peuvent entraîner le rejet d’une facture ou empêcher son acheminement vers le bon destinataire.

Tester le nouveau circuit de facturation

Avant l’entrée en vigueur de l’obligation, réalisez plusieurs tests :

• réception d’une facture fournisseur ;
• émission d’une facture client ;
• transmission d’un avoir ;
• suivi d’une facture rejetée ;
• intégration dans le logiciel comptable ;
• transmission des données d’e-reporting.

Ces tests permettent de repérer les difficultés techniques et de vérifier que les équipes savent traiter les factures reçues et émises.

Informer les collaborateurs et les partenaires

Les personnes chargées de la facturation, des achats et de la comptabilité doivent connaître les nouvelles procédures. Il faut également informer les principaux clients et fournisseurs du fonctionnement retenu, notamment lorsque plusieurs plateformes doivent échanger entre elles.

En préparant les outils, les données et les procédures suffisamment tôt, l’entreprise pourra appliquer la réforme progressivement sans interrompre son activité. L’objectif est de disposer d’un circuit de facturation fiable, automatisé et adapté à ses besoins.

Quelles sanctions en cas de non-conformité ?

Le non-respect de la réforme peut entraîner des sanctions financières. Toutefois, les entreprises disposent d’un délai pour se mettre en conformité et la première infraction n’est pas automatiquement sanctionnée dans certains cas.

Une amende en cas d’absence de plateforme agréée

Toutes les entreprises devront avoir choisi une plateforme agréée pour recevoir leurs factures électroniques à partir du 1er septembre 2026.

Une entreprise qui n’aurait pas désigné de plateforme pourra recevoir une mise en demeure de l’administration. Si elle ne régularise pas sa situation dans le délai prévu, elle s’expose à :

• une amende de 500 euros ;
• puis une amende de 1 000 euros après chaque nouvelle période de trois mois si le manquement persiste.

L’entreprise doit donc être capable de démontrer qu’elle a engagé les démarches nécessaires pour choisir une plateforme et organiser la réception de ses factures.

Une amende en cas de défaut d’émission électronique

Lorsqu’une entreprise est soumise à l’obligation d’émettre ses factures électroniquement, elle doit les transmettre par l’intermédiaire d’une plateforme agréée.

Le fait de continuer à envoyer des factures au format papier ou sous la forme d’un simple PDF peut entraîner une amende de 15 euros par facture, dans la limite de 15 000 euros par année civile.

La première infraction commise ne fait toutefois pas automatiquement l’objet d’une sanction. Cette tolérance ne dispense pas l’entreprise de se mettre en conformité et de régulariser rapidement les factures concernées.

Des sanctions liées à l’e-reporting

Les entreprises qui ne transmettent pas les données exigées dans le cadre de l’e-reporting peuvent également faire l’objet de sanctions spécifiques. Cela concerne notamment les données relatives aux ventes réalisées auprès de particuliers, aux opérations internationales et, lorsque cela s’applique, aux informations de paiement.

Le logiciel utilisé doit donc être capable d’identifier les opérations concernées et de transmettre les données au bon format et dans les délais prévus.

Une période de mise en conformité à anticiper

Les difficultés techniques rencontrées lors de la mise en place de la réforme ne doivent pas conduire l’entreprise à interrompre son activité. En revanche, elle doit pouvoir démontrer qu’elle agit de bonne foi et qu’elle met progressivement en place les solutions nécessaires.

Il est donc conseillé de conserver :

• les échanges avec la plateforme ou l’éditeur du logiciel ;
• les preuves de paramétrage et de connexion ;
• les factures rejetées ou transmises avec difficulté ;
• les démarches engagées pour corriger les erreurs ;
• les éléments justifiant la régularisation des factures.

La meilleure façon d’éviter les sanctions reste d’anticiper le choix de la plateforme agréée, de vérifier la compatibilité du logiciel de facturation et de tester le circuit d’émission et de réception avant l’échéance applicable à l’entreprise.

Conclusion

La facturation électronique va progressivement s’imposer à toutes les sociétés assujetties à la TVA. Dès le 1er septembre 2026, elles devront être capables de recevoir des factures électroniques. Les obligations d’émission s’appliqueront ensuite selon la taille de l’entreprise, avec une échéance fixée au 1er septembre 2027 pour les TPE et les PME.

Pour se préparer, chaque société doit identifier les opérations concernées, vérifier la compatibilité de ses logiciels et choisir une plateforme agréée. La mise à jour des données clients et fournisseurs, le suivi de l’e-reporting et les tests du circuit de facturation permettront également de limiter les erreurs et les rejets.

Anticiper la réforme est donc essentiel pour éviter les sanctions et assurer la continuité de l’activité. En adoptant progressivement les bons outils et les bonnes procédures, les entreprises pourront intégrer la facturation électronique de manière simple, sécurisée et adaptée à leur organisation.

Pour aller plus loin :

La facturation électronique pour les auto-entrepreneurs : quelles obligations ?

La facturation électronique en portage salarial  : comment ça marche ?