Quel délai pour réaliser la DPAE ?

Dans le cadre du portage salarial, chaque embauche nécessite une déclaration préalable auprès des organismes compétents. Cette formalité administrative, appelée DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche), est une obligation légale définie par le Code du travail. Elle doit être transmise dans un délai strict et conditionne l’accès du salarié à la protection sociale ainsi que la régularité du contrat.

Dans cet article, nous allons examiner en détail ce délai du DPAE dans le contexte spécifique du portage salarial, en tenant compte des responsabilités de l’employeur — à savoir la société de portage — et des enjeux liés à cette déclaration auprès de l’URSSAF.

DPAE et portage salarial : de quoi parle-t-on ?

Une déclaration préalable obligatoire à toute embauche

Toute embauche, y compris en portage salarial, doit faire l’objet d’une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE). Cette formalité consiste à signaler au service de l’URSSAF qu’un contrat de travail est sur le point de débuter. La DPAE permet notamment d’assurer l’ouverture des droits à la Sécurité sociale du salarié et constitue un rempart contre le travail dissimulé.

Le rôle de l’employeur dans le portage salarial

Dans le dispositif du portage salarial, l’employeur légal du salarié porté est la société de portage salarial. C’est donc à cette structure qu’incombe la déclaration préalable à l’embauche auprès de l’URSSAF. Le consultant porté, bien qu’autonome dans la prospection de missions, bénéficie d’un contrat de travail et de la même protection sociale qu’un salarié classique.

Le délai légal pour transmettre une DPAE

Un calendrier strict à respecter

Le Code du travail impose que la DPAE soit envoyée à l’URSSAF ou à la MSA au plus tôt huit jours avant l’embauche et au plus tard avant la prise de poste effective du salarié. Cela signifie que l’entreprise de portage doit anticiper et planifier cette déclaration dès qu’un contrat est signé avec un consultant.

Conséquences du non-respect du délai

Une déclaration préalable à l’embauche hors délai ou non réalisée expose l’employeur à de lourdes sanctions administratives et financières. Il s’agit d’une infraction assimilée à du travail dissimulé, avec des amendes pouvant atteindre 7 500 €. Pour la société de portage, cela compromet non seulement sa conformité, mais aussi la sécurité juridique de la relation avec le salarié porté.

Comment la DPAE s’intègre dans le fonctionnement du portage salarial

Une formalité essentielle pour activer les droits sociaux du salarié porté

En tant qu’employeur, la société de portage est responsable de l’activation des droits liés au travail salarié. Grâce à la DPAE, le consultant bénéficie :

• d’une affiliation à la Sécurité sociale
• d’un accès à l’assurance chômage via la DSN (Déclaration Sociale Nominative)
• de droits à la formation professionnelle et à la prévoyance

DPAE, DSN et gestion sociale : un trio indissociable

La DPAE ne se limite pas à une formalité isolée. Elle constitue la première brique de la gestion administrative du salarié porté. Par la suite, les données sont intégrées dans la Déclaration Sociale Nominative mensuelle, qui centralise les déclarations relatives à l’emploi, aux cotisations sociales et à la santé du salarié.

Démarches pratiques : comment la société de portage réalise une DPAE ?

Informations nécessaires à la déclaration

Pour établir une DPAE conforme, la société de portage doit réunir les informations suivantes :

• • Identité complète du salarié porté : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale
  • Coordonnées de l’entreprise de portage
  • Nature du contrat (CDI ou CDD en portage)
  • Date et heure d’embauche

Transmission de la DPAE

La déclaration est généralement transmise via la voie électronique aux services URSSAF. Certaines entreprises utilisent également des logiciels de paie compatibles, qui automatisent cette formalité dès la signature du contrat de travail. Un accusé de réception est généré sous 48 h : il doit être archivé soigneusement.

Bonnes pratiques pour respecter le délai de DPAE en portage salarial

Intégrer la DPAE dans un processus RH standardisé

Pour éviter tout oubli, la société de portage doit inclure la DPAE dans une procédure interne de validation de contrat. Il est recommandé d’associer cette étape à l’émission de la convention d’adhésion du consultant.

Utiliser des outils de gestion adaptés

Les outils RH modernes permettent de générer automatiquement les déclarations administratives : DPAE, DSN, bulletins de paie, etc. Cela garantit la fiabilité du service offert au salarié et assure la conformité du portage.

Anticiper dès la signature de la mission

La signature d’une mission client doit être le déclencheur de l’ensemble des démarches administratives, y compris la DPAE. Le délai de huit jours laisse une marge de manœuvre raisonnable, à condition de ne pas attendre la veille de l’embauche.

Ce qu’il faut retenir de la déclaration préalable à l’embauche en portage salarial

Dans le cadre du portage salarial, la Déclaration Préalable à l’Embauche est une étape structurante qui officialise le lien de travail entre le salarié porté et la société de portage. Cette tâche incombant à l’employeur, c’est donc tout naturellement à la société de portage salarial qu’elle incombe. Si le salarié porté travaille pour une entreprise cliente, cette dernière n’est pas son employeur.

Réalisée dans un délai légal de huit jours avant l’entrée en poste, elle garantit au consultant porté un accès immédiat à ses droits sociaux, tout en assurant à l’employeur sa conformité vis-à-vis du Code du travail et des obligations URSSAF.

Bien gérée, elle devient une simple formalité ; négligée, elle peut exposer l’entreprise à des sanctions lourdes. Le respect de ce délai est donc à la fois une exigence légale et un gage de professionnalisme dans la gestion du portage salarial.